Кога е време да смените IT доставчика и как да го направите спокойно

Недоволството от IT поддръжката обикновено не се появява изведнъж. Бавна реакция, повтарящи се проблеми, липса на информация какво се прави по системите или усещането, че IT средата се поддържа само когато нещо се счупи, постепенно водят до въпроса: време ли е да сменим доставчика?

Едно от основните притеснения при такава промяна е дали няма да се създадат още повече проблеми. При правилно планиране обаче IT поддръжката може да бъде поета от нов партньор с минимално отражение върху работата на фирмата.

Признаци, че е време за смяна

• Реакцията при проблем отнема все повече време.
• Едни и същи проблеми се повтарят, без да се решава причината.
• Не получавате информация какво реално се прави по системите.
• Няма документация на средата.
• Поддръжката е реактивна — намесва се само когато нещо се счупи.
• Не е ясно къде се съхраняват административните достъпи и кой разполага с тях.

Как започваме в BGS

Преди да поемем поддръжката, първо се запознаваме с текущата IT среда – сървъри, работни станции, мрежа, Microsoft 365 и други облачни услуги, backup, лицензи и наличната документация.

Целта е да разберем какво има, как се управлява и какво липсва, преди да започнем да правим промени.

Какво трябва да получите от настоящия доставчик?

Една от важните части на прехода са достъпите и документацията. В зависимост от инфраструктурата това може да включва:

• административни достъпи;
• домейн и DNS;
• Microsoft 365 и други облачни услуги;
• информация за backup;
• мрежова и сървърна документация;
• информация за лицензи и външни доставчици.

BGS може да помогне да определим какво конкретно трябва да бъде предадено, така че важна информация да не бъде пропусната. Ако още не сте подписали новия договор, вижте какво да гледате в SLA — точката за предаване на достъпите се урежда точно там.

Как протича поемането?

След като разполагаме с необходимата информация, проверяваме критичните системи, backup-а и достъпите и документираме средата.

Не започваме с ненужни промени още в първия ден. Ако установим рискове или проблеми, ги приоритизираме и обсъждаме с клиента.

След поемането ежедневните заявки се обслужват от Helpdesk екипа на BGS, а по-сложните проблеми се насочват към специалистите ни по системна администрация, мрежи, облачни услуги или сигурност.

Ще има ли прекъсване на работата?

Целта е служителите да усетят възможно най-малко самата смяна.

Затова преходът се планира предварително, а критичните достъпи и услуги се проверяват преди окончателното поемане. Колкото по-добра е документацията на текущата среда, толкова по-лесно протича процесът.

Не сте доволни от настоящата IT поддръжка? BGS може да прегледа текущата ви среда и да предложи ясен план за поемане на IT поддръжката с минимално отражение върху работата.